La organización de eventos, actos, deportivos y sus fases para la consecución de una excelencia organizativa

ANTES QUE NADA Respondamos estas preguntas

¿ Podemos realizarlo ? ¿ Conocemos el tema ? ¿ Entra dentro de nuestras posibilidades ? ¿ Tenemos Experiencia en algo similar ?

¿ QUIENES SOMOS ?

¿ Tenemos capacidad para desarrollar el evento ? ¿ Disponemos de un equipo humano de colaboradores ? ¿ Tenemos tiempo suficiente ? ¿ Y conocimientos sobre el tema ? ¿ Es solucionable el aspecto económico ?

TENEMOS QUE CONSIDERAR

Nuestras limitaciones Los medios de que dispondremos Las necesidades objetivas La meta a cumplir El tiempo de que dispondremos La alta responsabilidad El techo máximo real

¿ HAY PRECEDENTES O EDICIONES ANTERIORES DEL EVENTO ?

¿Se trata de un evento único? ¿Va a ser la primera vez que se va a realizar? ¿No existen antecedentes sobre él? ¿Carecemos de experiencia en otros similares?

PLANIFICACIÓN GENERAL de un ACTO o EVENTO y su PROTOCOLO

• Todo Acto o Evento tienen un Planteamiento Inicial y un Proceso.
• Se necesita una Organización y esta conlleva un desarrollo.
• Un gran componente de Sentido Común, pero no suficiente.
• En Protocolo Todo = Depende = De muchos elementos, cosas, factores.
• Por lo cual lo que hoy es de una manera mañana puede haber variado, (circunstancias diferentes).
• Es necesario elaborar un plan estratégico con todos los pasos a seguir; (Esquema, Manual, Directrices, Programa,……).

Acto = Gran Obra de Teatro

Hay Actores (los protagonistas, anfitrión, invitado de honor, personalidades, etc.) Tenemos un Escenario, que habrá que decorar según las circunstancias, iluminación, etc. Diversas funciones que realizar durante todo el acto/evento. Necesidad de RR.HH. (azafatas, protección civil, mantenimiento, etc.). Invitados que hay que acomodar. Medios de Comunicación. Etc.

Pasos desde el Pre-Evento hasta el Post-Evento

Fases Organizativas:

Fase del Proyecto. Fase de Preparación y Ejecución. Fase de Valoración.

Fases de la Preparación y Ejecución:

Fase de Tanteo. Fase de Información. Fase de Recopilación Fase de Anteproyecto. Fase de Discusión o Debate Técnico. Fase de Proyecto y Programación. Fase de Organización. Fase de Taquilla. Fase de Comunicación Interna y Externa. Fase de Ensayos. Fases de Ejecución. Fase de Valoración.

Fases del Acto/Evento:

Fase de Tanteo:

Momento donde se valora si se hace o no un determinado acto, o dónde y cómo. Incluso es el momento de contrastar con otras instituciones y personalidades externas. Normalmente esta labor o cometido lo lleva directamente el andamiaje político.

Fase de Información:

Es la confirmación de que habrá un evento. Momento para acudir a los colegas para cotejar actos similares de otras instituciones u organismos. Contrastar experiencias.

Fase de Recopilación:

Se está recopilando todo lo necesario para su elaboración. Compendio y selección de todo el material que tenga que ver con el evento. (banderas, relación de familiares, desplazamientos, locales, atriles, etc.

Fase de Anteproyecto:

Cuando se tiene información precisa y recopilado el material necesario para la elaboración de dicho acto o evento. Ofrece seguridad al Responsable de Protocolo. Documento general e interno: Cronograma. Croquis. Listado Provisional. Algunas directrices o explicaciones generales sobre el acto.

Fase de Discusión o Debate Técnico:

Especie de anteproyecto que se presenta con medios informáticos, en la reunión con el organizador y sus colaboradores. (debe ser rápida, debemos dejar que los interesados pregunten, de esa manera sacaremos conclusiones positivas). Tomar nota de las sugerencias. Como las fases anteriores esta es una de las más creativas; podemos diseñar, inventar, y podemos realizar aportaciones personales. Tenemos que acudir muy bien preparados, de esa manera tendremos mucho ganado.

Fase de Proyecto y Programación: Es el documento que los responsables máximos han dado el OK, así como las autoridades principales que pudieran participar en el evento. (casi siempre habrá correcciones a posteriori). Será el Programa Oficial: Cronograma.              Listados. Croquis.         Documentación Adicional. Libro de Ruta Diseños. Anexos.

Fase de Organización: Planificación General de todo el evento. Se trata de llevar a cabo a la práctica a lo que se dio el OK en la Fase de Proyecto:

– Listado de Invitados.            – Tarjetones de Invitación. – Confirmación de Asistentes. – Asignación de Asientos. – Diseño, Montaje del Escenario.        – Megafonía, Sonido. – Espacios Reservados.                      – Accesos a las Instalaciones. – Zonas de Parking.                – Check Point o Zona de Información. – Regalos.                               – Pancartas, Murales. – Banderas, ubicación y Protocolo. – ETC.,…..

Fase de Taquilla: Los responsables de la taquilla también se ocuparan de la elaboración de los listados de invitados, pero siempre bajo la supervisión de los máximos responsables. No se debe invitar a todos los que tenemos en la base de datos. Ver el medio por el cual se enviaran las invitaciones (correo ordinario, mensajería privada, en mano, etc.). Ir viendo cómo van las Confirmaciones (normalmente se enviaran más invitaciones que asientos, de esa manera tendremos un mayor número de posibilidades de garantizar el pleno).

Fase de Comunicación Externa e Interna: Nunca se debe confundirse la C. Ext. con los Medios de Comunicación. Ni la C. Int. con las Relaciones Públicas (RR. PP.) de carácter interno. Debemos entregar a todos los asistentes al acto/evento su propio “libreto” o “guión”, para los que tienen mayor protagonismo debe ser un programa completo y para el resto una versión reducida. Para el “Anfitrión” e “Invitado de Honor” será completo, (pero haciendo hincapié en el papel fundamental que desempeñaran). Todos los que ocupen o desempeñen lugares relevantes, deberán recibir sus correspondientes notas de protocolo, con texto sencillo. La C. Int. es fundamental para los que tienen que velar por que todo salga bien.

Fase de Ensayos: Se realizarán normalmente, la víspera o el mismo día, en el propio escenario con toda la instalación preparada y dispuesta. Desde el acceso hasta la salida. Intervendrán; técnicos y “actores”, y lo más realista posible.

Fase de Valoración:

Valoración de los resultados. Analizar lo programado y la forma de funcionar. Estudiar los errores y los aciertos (tomar nota de todo como previsión para el futuro). Valoración en Caliente: Análisis muy somero. Valoración en Frío: Análisis muy pormenorizado de todos los pasos. Valoración Ejecutiva: Análisis técnico (informe de conclusiones), incluimos toda la documentación como anexo y también el informe económico.

PRE-EVENTO:

Bases Legales:

Solicitud de la Organización del Evento. Creación de Pliegos de Condiciones Generales. Reglamentos y Normativas. Creación de los Comités: Coordinador (figura física). Comité de Honor. Comité Organizador. Comité Ejecutivo. Comité Técnico Deportivo.

Formalidades Administrativas:

Autorizaciones/Permisos. Seguros. Invitaciones. Invitación Directa (Evento Deportivo). Invitación Indirecta (Evento Deportivo). Pueden ser de carácter Nacional o Internacional (Idiomas). Inscripciones. Acreditaciones. Credenciales. Licencias.       Subvenciones y Colaboraciones. Origen: CSD, CC.AA., Diputación Provincial, Ayuntamientos, etc. Naturaleza: Dinero, Equipamiento, Disposición de Personal, Material, Préstamo, etc.

Creación del Presupuesto:

Cuantificables. Controlables. Realistas. Comprensibles. Coherentes. No Excesivos. Imagen e Identificación: Logotipo. Anagrama. Mascota. Uniformes/Indumentaria. Estructura: Técnico Deportiva, (Organiza y Supervisa). Sección Administrativa.      Medios de Comunicación. Relaciones Públicas (RR.PP.);    Promoción y Publicidad. Logística.                                     Patrocinadores o Sponsor. Protocolo.

Medios de Comunicación:

Dar a conocer todo lo relativo a nuestra organización por medio de todos los canales de difusión: Prensa, Radio y Televisión.

Debemos tener una base de datos o listado con los diferentes M.C. que queremos contactar; (Nacionales, Regionales, Locales, radio, TV, Prensa, Agencias, etc.). Personas a contactar. Columna o Cargo; Responsables, Directores de (deportivos, informativos, etc.). Hora Programada. Teléfonos y Fax de Contacto. Necesidades. Tipos de Acciones: Comunicados, Dossier, Conferencias de Prensa, Entrevistas, Recepción a los Medios de Comunicación, etc. Agradecimientos.

Promoción y Publicidad:

Ideas de Promoción y Publicidad; Carteles, Folletos, Programas, Obsequios y Artículos Promocionales, Papelería

Sponsorización:

Acción por la cual una o varias instituciones o empresas colaboran económicamente y/o a través de materiales, etc. a cambio de promoción publicitaria.

Protocolo: Conjunto de normas legales, sociales, usos y costumbres que regulan el comportamiento humano en los aspectos íntimos, privados, públicos y oficiales.

Los componentes del Protocolo que intervienen en este conjunto de principios y reglas son entre otras:

Ceremonia Diplomacia Relaciones Públicas Etiqueta Precedencias Tratamientos Vexilología Medios de Comunicación Seguridad

EL EVENTO

El Protocolo en el Evento:

Es en el Evento propiamente dicho donde el Protocolo se hace sentir y se luce.

Ya tenemos los proyectos desarrollados, permisos, materiales, instalaciones, personal, etc. “TODO ESTA A PUNTO ” ¡COMIENZA EL EVENTO!

Recepción y Ubicación (transporte y alojamiento):

Servicio que se encarga de informar y ayudar a medida que se van presentando los invitados o asistentes al evento. Comprobar las llegadas. Solicitar las licencias y/o acreditaciones. Dar instrucciones preparadas para los participantes e invitados sobre alojamientos, comidas, etc. Responder a la solicitud de información. Corregir errores eventuales. Anotar las modificaciones de comida y alojamiento. Anotar las plazas y matriculas de los vehículos. Recepción Oficial por parte de las autoridades.

Al recepcionar y dar la bienvenida a los participantes e  invitados, se les hace entrega de una carpeta con:

Documentación necesaria; Acreditaciones, Licencias, Pines, Credenciales de Vehículos, Credenciales Personalizadas, etc. (se asignaran por color dependiendo del cargo oposición).

Información referente a todo el evento: Programa, Cronograma, Información Turística de la zona, Alojamientos (generales y específicos), Transportes, Horarios, Teléfonos de interés, Restaurantes recomendados, Etc.

Una vez recepcionados, se les conduce a sus respectivos alojamientos asignados de acuerdo a su cargo o representatividad:

Alojamientos: Federativos, Autoridades, Patrocinadores, Directivos, Deportistas, Jueces/Árbitros, Invitados Especiales, Prensa/Medios de Comunicación, Vips, etc.

Criterios para la asignación de los alojamientos.

Hotel de la Organización:

Centro de operaciones para los máximos responsables. (Centro Coordinador). Buenas comunicaciones y enlaces con las sedes deportivas. Buenos servicios de hotel, entre ellos locales para reuniones, (programados y no programados). Categoría Alta o muy Alta, (4* y 5*).

Hotel de la Prensa:

Hotel o alojamiento específico para los representantes de los medios de comunicación, si fuera necesario y que puede ser al mismo tiempo centro de prensa o subsede de prensa.

Hotel o Alojamiento de los Deportistas:

Como se trata de un acontecimiento deportivo que enfrentará a clubes, o equipos, cada uno de ellos tendrá su propio hotel base, donde se alojara el cuerpo técnico, jugadores, médicos, parte de los directivos medios y otros ayudantes.

La organización debe prever el servicio de transportes, tanto para los invitados como para los deportistas.

Todos los hoteles y zonas de residencias de los deportistas y jueces deben estar debidamente comunicados mediante un perfecto sistema de transporte con las instalaciones deportivas y otras sedes. Se debe garantizar los traslados sociales previstos en el programa. Para deportistas y jueces se prevé normalmente autobuses o vehículos más pequeños por si fueran pocas las personas a desplazar.

En competiciones de élite llevan escolta policial y el tráfico se cierra a su paso.

El transporte para invitados especiales, VIP y personalidades podemos ubicarlo en tres niveles.

Autobuses, microbuses, monovolumen, ya sea mediante movimientos periódicos de acuerdo a circuitos previamente determinado (protegidos). Vehículos de representación no asignados (lanzaderas). Vehículos de representación asignados.

Actos Oficiales en el EVENTO

Actos Oficiales: Son todos aquellos que organizan las instituciones públicas, ya sean pertenecientes a la Corona, Gobierno, Comunidades Autónomas o Corporaciones Locales. Estos pueden ser de carácter general (acontecimientos nacionales, autonómicos, provinciales o locales) o de carácter especial (propias del ámbito específico de sus respectivos servicios, funciones y actividades).

Acto de Ceremonia de Apertura o Inauguración. Cena de Inauguración: Mesas, Menús, Discursos, Etc. Entrega de Premios, medallas, trofeos. Actos de Ceremonia de Clausura. Cena de Clausura: Mesas, Menús, Discursos, Premios Especiales, Etc.

Actividades Complementarias:

Actos de compañía, entretenimiento o recreación dedicados a nuestros visitantes y desarrollados desde la llegada hasta la despedida.

Todos ellos tienen una única finalidad: “La estancia agradable de los que visitan la localidad para participar o presenciar la competición”. Pueden ser: Culturales: Conferencias, Reuniones Culturales, Visitas, Exposiciones, Desfiles, etc.

Entretenimiento: Fiestas, Bailes, Concursos, Tómbolas, Etc. Ceremonia de Inauguración o Apertura:

Acto que se realiza para abrir e inaugurar un evento (deportivo, cultural, comercial, etc.) de manera breve y sencilla o con contenido espectacular. Se suele realizar el primer día de competición. Puede realizarse en las mismas instalaciones del evento, en un anfiteatro, plaza o lugar especial u original. Comienza con un desfile de todos los participantes, por orden alfabético. El equipo de la localidad anfitriona lo hará en último lugar. Se ubicaran frente a la Tribuna, Palco de Honor, etc. El Anfitrión acompañado del Invitado de Honor, se dirigirán al estrado, (palabras de inauguración).

Ordenación de Autoridades en el Palco de Honor:

En las gradas o lugar donde estará ubicada la Presidencia (Palco de Honor) será el ordenamiento de Personalidades/Autoridades.

Se pueden aplicar varios criterios; Alternancia, siendo el punto de referencia el que preside, correlativamente de derecha a izquierda (adecuado para presidencias frente auditorios o similar).

El otro tipo pudiera ser ordenación a la derecha de la presidencia las autoridades deportivas y a la izquierda las no deportivas.

Ordenación de Banderas:

La bandera constituye uno de los principales símbolos de una Nación, Comunidad, Región, Provincia y Municipio. Así como también de instituciones tanto públicas como privadas. Por lo que su enseña merece el máximo respeto y cuidado en su uso Protocolario. Las banderas oficiales solo deben usarse en actos organizados por autoridades oficiales o cuando estos concurran a actos organizados por instituciones no oficiales. Las oficiales y no oficiales no deben ondear juntas y se ordenan de acuerdo a criterios de prelación.

En la Cena de Inauguración se escogerá un “Comedor Clásico” el cual se compone de una mesa con Presidencia Rectangular ocupada por un solo lado, la cual mira frente a los invitados, el resto, mesas redondas o rectangulares de 6 a 10 comensales por mesa.

La presidencia se sitúa en el lado opuesto a la puerta de acceso a los invitados, el resto de mesas según las características de espacio del salón.

Las mesas tienen su propia ordenación, cuanto más cerca estén de la presidencia mejor numeración tendrán.

El primer puesto de cada mesa es el que mejor posición frontal este con respecto a la persona que preside, el resto de comensales de esa mesa se colocaran en alternancia respecto al primer puesto.

Libro de Registro de Cenas o Banquetes:

Es donde reflejaremos y haremos costar la información correspondiente a: Anfitrión. Clase de banquete. Lugar, fecha. Invitados. Invitado de Honor. Menús servidos. Música. Observaciones.

Desarrollo de la Competición:

Se debe tener en cuenta el tipo de evento (modalidad deportiva) pues pueden tener causas externas como climatología, etc.

Entrega de Premios y Trofeos:

Pueden ser variados; trofeos, medallas, metálico u objetos relacionados con la competición. El Acto será muy protocolario (más o menos sencillo) dependiendo del evento. Se pueden entregar de dos maneras: Después de cada prueba o al finalizar el evento.

Cena de Clausura:

La ubicación del Comedor (mesa de presidencia, etc.) estará idénticamente a la de la Inauguración, aunque pudiera haber alguna modificación de autoridades, no presentes en los días de la competición o en el acto.

Lo único que cambiará será el menú y los discursos, así como alguna particularidad.

POST-EVENTO

FINALIZACIÓN DEL EVENTO!

En este momento celebramos el éxito de la finalización del evento (actitudes de emoción, euforia o relajación, etc.).

El éxito no es exclusivo de la dirección, se debe celebrar con los colaboradores más allegados.

Celebración para liberar tensiones que se produjeron durante la preparación y desarrollo.

Se suele celebrar con reuniones por grupos de trabajo (lugares cercanos a las sedes), y posteriormente se celebrara de forma más formal (restaurante).

Actos en el POST- EVENTO

La Fiesta:

Puede realizar una doble función, Divertir a los participantes, organización, medios de comunicación, sponsors, todos los que de alguna forma formaron parte del evento y Dar a conocer esas tradiciones propias de la localidad y región. Tipos de Fiestas: Almuerzo o cena. Un concierto Baile (exhibición). Cóctel. Etc.

Fases en el POST- EVENTO

Desmantelar, Recoger, Embalar:

El evento termina para el público, y para los participantes y  Deportistas y Staff en general después de la Cena de Clausura

Agradecimientos:

Una vez terminado todo el proceso del evento, tenemos la obligación de “Dar las Gracias”:

A las Autoridades; “Les damos las gracias por su presencia y apoyo a nuestro evento…”

A los Deportistas; “Te damos las gracias por la ilusión puesta en la participación…”

PUNTO FINAL ¡¡¡ Hasta la Próxima !!!

Memoria y Evaluación:

Se debe recepcionar todo tipo de opiniones desde todos los ámbitos y áreas de participación, (deportistas, público, prensa, etc.,…).

Recopilamos los informes, dossier, etc., de todos los departamentos y de esa manera confeccionaremos un informe final que nos servirá para corregir y mejorar para futuros eventos.

Desde el Departamento de Protocolo realizaremos una memoria evaluatoria muy exhaustiva por la delicadeza de las funciones que realiza este Departamento.

Este apartado compete al Departamento Organizador en colaboración con los demás Departamentos.

……….POR ÚLTIMO

No Olvidar que los Eventos Deportivos tienen Factores Externos muy Significativos y Determinantes.